Un índice de productividad es una herramienta para medir el rendimiento de los procesos dentro de su organización, y permite comparar el rendimiento entre diferentes partes de la organización. Esto se denomina Benchmarking interno. También permite comparar el rendimiento de su organización con otras organizaciones, esto se denomina Benchmarking externo. Estas comparaciones se pueden hacer entre diferentes partes de una organización, pero también entre años distintos.
Las típicas cifras medidas en un índice de productividad son cifras clave no financieras. Para un proceso de ventas, estos serían cifras clave como el número de contactos de clientes, el número de correos electrónicos, el número de cotizaciones, el número de pedidos de ventas, el número de facturas, el número de empleados, etc.
Un índice de productividad se puede configurar utilizando sólo una hoja de cálculo y simplemente contando manualmente el número de cotizaciones, pedidos, etc. Para las organizaciones pequeñas y los departamentos pequeños, esto puede ser una forma práctica de trabajar. Para organizaciones más grandes, un índice de productividad se puede derivar de sistemas. Esto se puede hacer contando el número de documentos a través de algunos informes en un sistema ERP o CRM e introduciendo manualmente esto en una hoja de cálculo.
De manera más eficiente, se implementa un índice de productividad en un sistema de Business Intelligence (BI). Esto ofrece la posibilidad de generar automáticamente los resúmenes con datos de sistemas ERP o CRM. Naturalmente, esto siempre representa un equilibrio, si un índice de productividad sólo se hace una vez para una organización más pequeña, es más eficiente hacerlo sólo en una hoja de cálculo. Si se emplea más a menudo, podría justificarse la inversión y ser incorporporado a una sala de juntas digital.
Finalmente, un índice de productividad puede ser una herramienta muy útil para obtener información sobre el rendimiento de su organización. Si dos departamentos funcionan de manera muy diferente en el mismo proceso, esto podría significar que hay cuellos de botella en el proceso y hay posibilidad para la mejora. Esto puede provocar cambios en la forma de trabajar, la organización y los sistemas utilizados.