Um índice de produtividade é uma ferramenta para medir o desempenho do processo dentro da sua organização, e permite comparar o desempenho em diferentes partes da sua organização. Isto chama-se benchmarking interno. Também permite comparar o desempenho da sua organização com outras organizações, isto é chamado benchmarking externo. Estas comparações podem ser feitas entre diferentes partes de uma organização, mas também entre anos diferentes.
Os valores típicos medidos num índice de produtividade são os principais números não financeiros. Para um processo de venda, estas seriam figuras-chave, tais como o número de contactos de clientes, número de e-mails, número de cotações, número de encomendas de vendas, número de faturas, número de funcionários, etc.
Um índice de produtividade pode ser configurado usando apenas uma folha de cálculo e simplesmente contando manualmente o número de cotações, encomendas, etc. Para pequenas organizações e pequenos departamentos, esta pode ser uma forma prática de trabalhar. Para organizações maiores, um índice de produtividade pode ser derivado de sistemas. Isto pode ser feito contando o número de documentos através de alguns relatórios num sistema ERP ou CRM e introduzindo-o manualmente numa folha de cálculo.
De forma mais eficiente, um índice de produtividade é implementado num sistema de Business Intelligence (BI). Isto fornece a capacidade de gerar automaticamente resumos usando dados de sistemas ERP ou CRM. Naturalmente, isto representa sempre um equilíbrio, se um índice de produtividade é feito apenas uma vez para uma organização mais pequena, é mais eficiente fazê-lo apenas numa folha de cálculo. Se for usado com mais frequência, o investimento poderá ser justificado e incorporado numa sala de reuniões digitais.
Finalmente, um índice de produtividade pode ser uma ferramenta muito útil para obter informações sobre o desempenho da sua organização. Se dois departamentos trabalharem de forma muito diferente no mesmo processo, isso poderá significar que há estrangulamentos no processo e que há espaço para melhorias. Isto pode causar alterações na forma como trabalha, na organização e nos sistemas utilizados.