Selecionar um novo fornecedor para o seu sistema ERP é uma atividade que precisa de vários passos. Requer um tempo de processamento significativo para executar todos os passos.
No entanto, a escolha de um novo sistema ERP é uma decisão pluária. Por isso, é importante que haja um ajustamento estratégico e cultural entre a sua empresa e o seu fornecedor. A Q7 Consulting recomenda os seguintes passos:
Caso de negócios – Qual é o raciocínio do negócio por que fazemos isto: Como é que isto se encaixa com a estratégia global de negócios e TI?
Recolha de informação interna – Como fazemos as coisas agora? Que requisitos devem ser cumpridos e o que não temos atualmente em vigor? Que pontos de viragem prevemos ouqueremos?
Pedido de informação (RFI – Request for Information) – Quais são os potenciais fornecedores que podem atender às nossas necessidades?
Pedido de proposta (RFP – Request for Proposal) – Como são os orçamentos finais com fornecedores pré-selecionados?
Fazer visitas de referência ao cliente – Como é que os clientes de potenciais fornecedores percebem os serviços/produtos?
Ronda de negociações de preços brutos – Os RFPs são sempre negociáveis; podemos melhorar ainda mais os preços?
Auditoria do fornecedor – Por razões de conformidade, pode ser necessária uma auditoria de qualidade, mas é uma boa prática realizar esta auditoria por defeito.
Avaliação e seleção de fornecedores – Qual o fornecedor ou produto que melhor satisfaz as nossas necessidades?
Negociação de contratos – Negociar contratos (acordo principal, contrato de serviços e outros subcontratos, tais como contrato de nível de serviço (SLA), acordo de qualidade, etc.)
Análise Periódica – Encontre-se pelo menos a cada semestre com o seu fornecedor, reveja o caso inicial de negócio e a qualidade dos serviços.