Pode perguntar-se o que é uma sala de reuniões digitais? Acreditamos que esta é a informação em formato eletrónico entregue à administração para tomar decisões de negócio rápidas e claras sem qualquer intervenção manual utilizando dados de alta qualidade e fiáveis. Se este for o estado final desejado pela empresa para a entrega de informação, os seguintes tópicos precisam da sua atenção clara:
- Otimização de Processos
- Governação (processos, políticas e TI)
- Vontade (comportamento das pessoas)
Todos os dados relevantes acabam na “sala de reuniões digitais” que permite às empresas uma visão geral total do desempenho do negócio em tempo real em todos os diferentes processos em toda a organização.
Os sistemas e processos devem ser preparados para suportar estes objetivos, não só os dados estruturados (ERP, CRM, SRM e LIMS), mas também os dados não estruturados como Document-, Training ou Issue Management, se quiser incluir dados abrangentes da empresa.
E para obter os relatórios de uma forma lógica e significativa, os processos devem ser impecáveis. As expectativas devem ser claramente definidas a todos os níveis, o que inclui a gestãosSuperior para ter clareza sobre o que entregar e com que frequência.
Para lá chegar, complete primeiro os seus dashboards KPI na sua ferramenta de Dashboarding, incluindo os seus sistemas subjacentes. Deve funcionar sem problemas tanto do ponto de vista técnico como do ponto de vista do processo de negócio. Um dashboard KPI funcional adequado é, de qualquer forma, um pré-requisito para uma sala de reuniões digitais.
Para se preparar ainda mais, é altamente recomendável ter os dados relevantes disponíveis num único repositório. Mais de um repositório também funcionará, mas vai complicar o caso. Tome o atual relatório de management como um dado adquirido e tenha isto preenchido na sala de reuniões digitais.
Concentre-se não imediatamente em todos os itens, tome um subconjunto lógico e escale depois. Ter a governação em vigor para a otimização contínua do processo para que as falhas detetadas possam ser abordadas de forma eficiente e eficaz. As falhas são inevitáveis, mas aprendam rapidamente e melhorem!
Selecione cuidadosamente o público do grupo piloto. Ajuda muito se o público está convencido sobre o estado final desejado e pode olhar para além das ferramentas digitais. Aplicar a abordagem do ciclo de desming: plano, do, monitor e ato:
- Estabelecer governação
- Definir e executar dados, sistemas e processos
- Check/Monitor, relatório (KPI’s)
- Otimizar/Melhorar
O estilo de vida digital era um sonho há 5-10 anos, mas agora está a tornar-se realidade. Com tantos avanços tecnológicos que continuam a evoluir constantemente, a forma como os negócios são orientados também muda. As organizações que trabalharam na integração digital ganharão com as organizações que continuam a trabalhar com ficheiros excel dispersos. És um laggard ou um adotante precoce? A sala de reuniões digitais está ao virar da esquina, mas a sua organização está pronta para a abraçar?