Sinopsis
Este artículo describe los desafíos para prepararse para una sala de juntas digital. Usted se preguntará, ¿qué es una sala de juntas digital? Nosotros creemos que esta es la información en formato electrónico entregada a management para tomar decisiones de negocio rápidas y claras sin ninguna intervención manual utilizando datos confiables y de alta calidad. Si ese es el estado final deseado de la empresa para la entrega de información, optimización de procesos, gobernanza (procesos, políticas y TI) y voluntad (comportamiento de las personas, lo que vayan a leer a continuación les resultara de gran interés.
Panorama general
Las empresas que fijan objetivos para transformar sus sistemas y evitar el papel, necesitan por ende automatizar todos los informes internos y externos. Todos los datos relevantes terminan en la ¨sala digital¨, que permite a las empresas una visión general en tiempo real del rendimiento del negocio en los diferentes procesos en toda la organización.
Los sistemas y procesos deben estar preparados para respaldar estos objetivos, no sólo los datos estructurados (ERP, CRM, SRM y LIMS) sino también los datos no estructurados como Document-, Training- o Issue Management.
Y con el fin de obtener los informes de una manera lógica y significativa, los procesos deben funcionar sin problemas. Las expectativas deben definirse claramente en todos los niveles, lo que incluye también al top management, con el fin de tener claridad sobre qué entregar y con qué frecuencia.
Datos
Existen datos en sistemas de:
- Datos de configuración
- Datos maestros
- Metadatos
- Datos transaccionales
- Datos de informes
Los datos de configuración y los datos maestros son los elementos que dirigen el sistema. De hecho, manejan los demás datos junto al funcionamiento implícito de la aplicación. En el que caso que usted desee que sus datos estén ¨en orden¨, debe trabajar en los cinco elementos y se comienza con una comprensión adecuada sobre cómo funcionan exactamente los sistemas. Pero el verdadero recorrido comienza con los siguientes desafíos:
- ¿Pueden los datos generados por el sistema en forma de datos transaccionales servir como entrega de información? ¿Ha aplicado definiciones coherentes para dicha cuestión?
- ¿Están los datos completos o se está llevando a cabo algunas transacciones fuera del sistema?
- ¿Existe algún retraso en la limpieza, armonización y actualización de datos?
En general, es imprescindible que los datos necesiten atención continua desde todos los ángulos:
- Política prudente
- Implementación prudente
- Proceso prudente
- Actualización prudente
Optimización de procesos
Incluso con un fuerte enfoque en los sistemas y herramientas, el mejor sistema falla cuando los procesos se siguen de manera inapropiada. En última instancia, el éxito de la empresa está en los procesos (diferenciadores) donde los sistemas y los datos son los facilitadores.
Por lo tanto, la optimización de procesos es la actividad clave de cada departamento de TI, en estrecha cooperación con las funciones empresariales y arraigado con el nivel adecuado de gobernanza (véase más adelante).
La optimización de procesos es idealmente parte de la excelencia operativa o los programas de mejora continua. La optimización de procesos necesita un enfoque multidisciplinario, ya que está impulsada por varios puntos:
- Normalización – La armonización de la forma de trabajar en todas las unidades de la empresa que permite optimizar los procesos. Aplicar cuando sea posible y lógico una estrategia de una empresa, un único sistema y una manera de trabajar.
- Formación y disciplina – Los usuarios claves y finales necesitan estar cualificados continuamente para que los procesos implementados se entiendan y también se sigan.
- Supervisión de procesos – La supervisión de los procesos realmente ejecutados puede dar una idea de hasta qué punto se siguen los procesos deseados y animar a realizar mejoras adicionales.
- Concéntrese en los procesos integrales – La optimización del proceso sirve mejor si todo un proceso se realiza completamente en el sistema previsto sin atajos.
- Automatice siempre que sea posible – La línea de pensamiento debe automatizarse siempre que sea posible y como objetivo final prescindir del papel.
- Informes y KPI – Idealmente el management debe tener una visión clara sobre los KPI y sobre la frecuencia de presentación de los informes KPI.
- Persistencia y voluntad de hacer un esfuerzo suplementario – Lograr la mejora continua es, de hecho, la única opción.
Gobernanza
La gobernanza de TI garantiza su uso eficaz y eficiente de TI, lo que permite a una organización alcanzar sus objetivos (Gartner). Es la principal responsabilidad del CIO. Sin embargo, la gobernanza de los procesos de negocio es principalmente responsabilidad del propietario del proceso de negocio (Business Process Owner – BPO), por lo general un miembro del senior management. Se puede obtener una gobernanza eficaz cuando la BPO puede asumir esta función (incluida la propiedad adjunta), comprende los procesos y tiene la ambición de mejorarla.
Es importante es que la gobernanza sea claramente establecida y mantenida, y que los empleados sean conscientes, convencidos y solicitados para seguir las normas, y a su vez estar actualizados en su forma cotidiana de trabajar. De hecho, la gobernanza de procesos y TI van de la mano. Una gobernanza de TI adecuada puede permitir una gobernanza adecuada de los procesos. Por lo tanto, el papel del CIO es importante para animar e inspirar continuamente a la empresa en la aplicación de una gobernanza adecuada.
¿Cómo prepararse para la sala de juntas digitales?
Para estar más preparado, es muy recomendable tener los datos relevantes disponibles en un único archivo. Más de uno funcionará también, pero complicará el funcionamiento.
Tome los informes de gestión actuales como modelo y tenga esto completado en la sala de juntas digital. No se centre inmediatamente en todos los elementos, tome un subconjunto lógico y amplíe a partir de entonces.
Tenga la gobernanza en su debido puesto para la optimización continua del proceso de modo que las deficiencias detectadas se puedan abordar de manera eficiente y eficaz. Las debilidades son inevitables, pero es posible aprender y mejorar rápidamente.
Seleccione cuidadosamente también la audiencia del grupo piloto. Resulta muy beneficioso si la audiencia está convencida sobre el estado final deseado y puede ver más allá de las herramientas digitales. Aplique el enfoque del ciclo Deming: planificar, hacer, monitorear y actuar:
- Establezca la gobernanza
- Defina y ejecute datos, sistemas y procesos
- Verifique / Monitoree, informe (KPI)
- Optimice / Mejore
Conclusiones
El estilo de vida digital era un sueño hace 5-10 años atrás, pero ahora forma parte de la realidad actual. Con tantos avances tecnológicos que constantemente siguen evolucionando, la forma en que se dirige el negocios también cambian.
Las organizaciones que han trabajado en la integración digital tendrán mayor ventaja sobre las organizaciones que continuan trabajando con archivos de Excel dispersos. ¿Es usted un rezagado o un usuario pionero? La sala de juntas digital está a la vuelta de la esquina, pero ¿está su organización preparada para adoptarla?