Gestión del cambio en proyectos de TI (parte 6 de 8)

Introducción

Hace una semana (19 de agosto) publicamos el quinto artículo de una serie de ocho sobre la gestión del cambio y las consecuencias para los proyectos de TI. Incluso cuando haya definido un claro sentido de urgencia, haya formado una poderosa coalición orientadora, haya creado una visión clara y la haya comunicado correctamente, seguirá habiendo barreras que impidan a los empleados ejecutar el cambio requerido. Por lo tanto, el paso 5 en el modelo de Kotter es acabar con estas barreras y, al hacerlo, empoderar a sus empleados y emplear todo el potencial de su empresa para implementar el cambio con éxito.

La experiencia de muchas fuentes diferentes nos indica que el 75% de las implementaciones del sistema no ofrecen sus beneficios esperados. El único factor constante es que la gestión del cambio para las personas, los procesos y la tecnología no se aborda adecuadamente. Los líderes empresariales a menudo no se dan cuenta lo importante que supone esto o no saben cómo lograrlo. Resulta fácil decirlo, pero no tan sencillo llevarlo a cabo.

Esta semana analizamos el paso 6 (de 8) del modelo de Kotter: planificación y creación de ganancias a corto plazo.

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El modelo de John Kotter para la gestión del cambio

Este modelo fue introducido por John P. Kotter, profesor de liderazgo y gestión del cambio en La Escuela de Negocios de Harvard, en su libro 1995/2012, «Leading Change». El modelo define ocho pasos clave para la gestión del cambio, argumentando que omitir cualquiera de los pasos puede ser suficiente para que todo el proyecto falle. A continuación, se detalla el paso seis del modelo y mostrar lo que significa para los proyectos de TI.

1. Establecer un sentido de urgencia
2. Formar una poderosa coalición orientadora
3. Crear una visión
4. Comunicación
5. Empoderar a los demás para que actúen en función de la visión
6. Planificación y creación de ganancias a corto plazo
   1. Acciones necesarias
      1. Definir y diseñar ganancias a corto plazo
      2. Reconocer y recompensar a los empleados que contribuyen a estos triunfos
   2. Escollos
      1. No planear ganancias rápidas
   3. Consecuencias para los proyectos de TI
      1. Tenga en cuenta que no hay reemplazo para la gestión profunda de proyectos, pero también considere que las implementaciones que toman de nueve a doce meses no son muy atractivas
      2. Por esta razón, una mezcla de un enfoque profundo y un enfoque ágil podría ser la mejor respuesta. De esta manera usted puede realizar algunas ganancias en una etapa temprana. Espere a ver resultados para que haya una mayor aceptación

Planificación y creación de ganancias a corto plazo

Llevar a cabo un esfuerzo de transformación sin la atención adecuada a las ganancias a corto plazo es extremadamente arriesgado y puede poner en juego todo el esfuerzo del cambio realizado anteriormente. En este caso, demasiadas personas renunciarán al apoyo proporcionado anteriormente y se unirán al grupo de personas que ya no apoyaban el cambio.

A la gente le gustaría ver evidencia de que todo el esfuerzo no se queda en vano. Los escépticos van aún más lejos, quieren ver el cambio implementado de manera correcta antes de que estén convencidos.

Kotter describe esto de la siguiente manera: «En cierto modo, el propósito principal de las primeras seis fases del proceso de transformación es llevar a cabo una dinámica adecuada para derrotar a las paredes disfuncionales de granito que se encuentran en tantas organizaciones. Cuando ignoramos cualquiera de estos pasos, ponemos todos nuestros esfuerzos en riesgo. Las empresas que han existido durante décadas, las paredes de granito pueden ser gruesas. A veces, extremadamente gruesas».

El papel de las ganancias a corto plazo es ayudar al cambio transformacional y está formado por al menos seis componentes. Se puede describir de la siguiente manera:

1. Proporcione evidencia de que los sacrificios valen la pena – Las ganancias ayudan en gran medida a justificar el coste a corto plazo, así como el razonamiento de por qué las personas realizan un esfuerzo adicional.
2. Recompensar a los agentes de cambio – Después de mucho trabajo duro, la retroalimentación positiva crea una moral y motivación. La celebración de los éxitos, incluso los más pequeños, puede impulsar el espíritu de equipo.
3. Ayude a ajustar la visión y las estrategias – Las ganancias a corto plazo proporcionan a la coalición orientadora datos concretos sobre la viabilidad de sus ideas. Las estrategias para implementar la visión podrían necesitar algunos ajustes, y por ello los comentarios beneficiosos para las mejoras deben llegar a tiempo.
4. Debilitar a los escépticos y los egoístas – Una mejora clara en el rendimiento hace que sea difícil para las personas bloquear el cambio necesario. Los argumentos para objeciones se deben eliminar de los escépticos y egoístas. Una regla general, cuanto más de ellos estén presentes en la empresa, más importantes son estas ganancias a corto plazo.
5. Mantener a los gerentes a bordo – Proporcione a los que están más arriba en la jerarquía con pruebas de que la transformación va por buen camino. La evidencia facilitada impedirá que los gerentes comiencen a perder la confianza.
6. Crear una dinámica – Convierte la gente neutral en partidarios, los partidarios reacios en ayudantes activos, etc. La dinámica se considera crucial, ya que todavía hay un enorme esfuerzo por llevar a cabo para finalizar el esfuerzo del cambio en las próximas etapas.

Métodos y herramientas

Convencer a muchas personas sobre la visión en una etapa temprana, lo determinan una serie de pequeños subproyectos que pueden ofrecer las ganancias previstas a corto plazo. También se recomienda encarecidamente que un miembro de la coalición orientadora sea designado para supervisar estas ganancias a corto plazo. Una ganancia a corto plazo correctamente definida tiene al menos estas tres características:

1. Es visible – Un gran número de personas pueden ver por sí mismos si el resultado es real o simplemente una cortina de humo.
2. Es inequívoco – Son pocos los argumentos sobre la contribución positiva.
3. Está claramente relacionado con el esfuerzo del cambio – Sin esfuerzo del cambio, no se materializará.

En las pequeñas empresas o en las pequeñas unidades de empresas, las ganancias a corto plazo deberían hacerse visibles en un plazo de tres meses. Las organizaciones más grandes permitirán más tiempo, entre nueve y doce meses. Independientemente del tamaño de su empresa, tendrá que ejecutar sus proyectos de ganancias a corto plazo en paralelo con el esfuerzo principal. Es aconsejable planificar otras ganancias a corto plazo a partir de entonces con el fin de apoyar una mejor transformación de su negocio, ver el gráfico a continuación:

Consecuencias para los proyectos de TI

Al iniciar un proyecto de TI, es esencial que planifique explícitamente las ganancias a corto plazo en forma de entrega temprana de un módulo o funcionalidad; la creación de una prueba de concepto, o una versión beta de una versión por adelantado que puede ser probada por los usuarios claves.

Aplique un enfoque de proyecto ágil para sus ganancias a corto plazo y ejerza una metodología sólida de gestión de proyecto para el proyecto global. Al hacer esto, creará un apoyo mucho mejor para su proyecto en una etapa temprana. Los progresos en la realización de estas ganancias a corto plazo deben estar claramente presentes en el informe regular de progreso.

Alinéese con la coalición orientadora sobre cómo se verán exactamente las ganancias a corto plazo. La coalición orientadora tendrá que impulsar el esfuerzo de cambio, utilizando estas ganancias a corto plazo como evidencia para la implementación de la nueva visión.

Conclusión

Planificar y crear sistemáticamente ganancias a corto plazo puede evitar que todo el esfuerzo del cambio esté en juego. Al hacer esto, se garantiza el apoyo continuo de muchas personas que de otro modo renunciarían al apoyo proporcionado anteriormente y se unen al grupo de personas que ya no apoyaban el cambio.

¿Se dio cuenta usted de todo esto cuando empezó su último proyecto de TI? La gestión adecuada del cambio es clave para proyectos de TI exitosos. Si desea más información o tiene preguntas específicas, puede reservar una sesión de consultoría gratuita en nuestro sitio web: www.Q7-consulting.com