En Q7 Consulting, somos conscientes de que vivimos en tiempos de incertidumbre y ahora más que nunca la gestión y el liderazgo del Cambio dentro de las organizaciones son conceptos esenciales para el éxito.
Las personas que entrevistamos son de todo el mundo, tienen trayectorias profesionales sobresalientes y alcanzaron el éxito dentro de sus roles. Tienen rasgos de liderazgo esenciales, son influyentes dentro de sus organizaciones y tienen experiencia en la implementación y gestión del Cambio.
En este séptimo episodio de nuestra nueva serie, entrevistamos a M. Kumaresan, Director de Tecnología de la Información de Unichem Laboratories Limited que proporciona una visión profunda sobre la planificación y ejecución del Cambio.
Por favor encuentre a continuación las principales preguntas abordadas en nuestra entrevista con M. Kumaresan con algunos ejemplos incluidos en las respuestas.
¿Cuáles han sido tus conclusiones de gestionar Cambio?
Esta pandemia ha Cambiado la forma en que la gente trabaja. Antes de la pandemia, nunca ofrecimos la opción de trabajar desde casa y esta pandemia ha Cambiado la forma en que la gente trabaja desde casa y todavía lograr resultados. El Cambio es esencial para cualquier organización que quiera crecer. Esta pandemia también ha enseñado a todos que el Cambio es necesario para que las empresas sobrevivan.
¿Cuál es tu consejo a las personas que empiezan gestionando grandes Cambios en organizaciones por primera vez?
Las organizaciones no pueden tener un Cambio grande de manera fácil. Mi consejo es tomar un Cambio grande y dividirlo en partes y piezas más pequeñas. Nunca intentes enfrentar la montaña directamente. Solamente toma pequeños pasos, muestra las maneras y resultados positivos. De esta manera puedes mover gradualmente en la organización el Cambio grande.
El Cambio grande de un solo golpe no será exitoso ya que las personas están acostumbradas a trabajar de cierta manera, y si empujas Cambio grande inmediatamente las personas no lo aceptarán. Haz que el Cambio grande sea tu meta y gradualmente divídelo en diferentes niveles e intenta lograr los diferentes hitos para lograr el Cambio grande.
¿Cuál fue tu rol en realizar Cambios en la organización, y los Cambios fueron claramente vinculados con la misión y visión de la compañía?
Mi rol era asegurarme de que tenga el respaldo de mi equipo de liderazgo para hacer de los proyectos de gestión de Cambio la máxima prioridad. Básicamente, las personas necesitan tomar el Cambio de una manera positiva cada vez que se está abordando cualquier cambio en la organización y tener la misión y visión de la empresa muy claramente definida en los diferentes niveles de la empresa. Debe haber un capitán para el Cambio, que compila ideas de una manera casual e inmediatamente obtiene una reacción.
Por ejemplo, nuestra empresa es una empresa de productos y TI se considera como uno de los pilares de nuestros habilitadores de negocios, por lo que el propietario de Cambio y las personas afectadas deben estar en el mismo barco y transmitir el mensaje junto con la misión y visión de la organización no sólo de la manera formal, sino también debe ser sobre la manera Actúa lo que Dices.
¿Cómo te apoyó tu compañía alistándote para liderar / gestionar Cambio?
Realmente recibí el 100% de apoyo de mi empresa. Te daré un ejemplo simple: el año pasado el director a quien reporto me pidió que me alejara de mi trabajo normal de TI, que entrara al negocio e intentara ver dónde pudiéramos hacer un Cambio. Sentarme con el director de planta, dialogar con él para encontrar sus áreas de oportunidad clave e intentar implementar sugerencias basadas en mi conocimiento comercial y sentido de negocios.
La alta dirección confió en mí y por lo tanto me dio todo el apoyo para liderar el Cambio en la automatización de procesos.
¿Qué estrategias funcionaron y cuáles no para comunicar los Cambios, y qué estrategia utilizaste para generar un sentido de urgencia con las personas?
Durante el almuerzo o pausa para el café, comience a discutir sobre la empresa y lo que está tratando de hacer con el Cambio, no de una manera formal sólo de una manera casual. Cuando vas a los escritorios de las personas y empiezas a hablar de una manera formal, dicen “¿Qué? ¿Por qué este tipo está haciendo cambios cuando tenemos una buena ganancia? ¿Por qué queremos cambiar?” Por lo tanto, debes compilar tus ideas de una manera casual e inmediatamente obtener una reacción de la gente. Si la reacción es positiva, entonces puedes poner más en su plato. Cuando las personas están realmente interesadas, definitivamente escucharán y si no están interesadas entonces no es el momento adecuado.
También es necesario que entiendas la cultura. Por ejemplo, en algunas culturas se puede hablar muy directamente. En otras culturas, debe ser semiformal, un día envías una comunicación formal y luego haces un seguimiento con un enfoque semiformal. Sólo tienes que ir y hablar con las personas durante un par de minutos, mezclando su área con el Cambio.
¿Cómo abordaste planear los Cambios? ¿Qué tan bien se siguieron los planes de Cambio y cómo abordaste Cambios a los planes?
Tienes que sentarte con los diferentes equipos e intentar buscar su área de oportunidad. Comienza con el líder del departamento y después con todo el equipo. Tienes que solicitar a la alta dirección si están contentos con la situación actual como una manera para ganar apoyo. Si la alta dirección se encuentra feliz con la situación actual, entonces tu Cambio podría no adoptarse.
Otro enfoque es contratar a los mejores talentos multiculturales con una mente abierta para ejecutar tales Cambios. Como primer paso, debes comprender la organización para planificar el Cambio, tener reuniones mensuales sobre el progreso del Cambio, los desafíos y acciones que se deben realizar para superar estos desafíos (Mecanismo de Revisión).
¿Qué estrategias utilizaste para lograr hitos y hacer que los logros fueran visibles?
Cuando la organización fabrica un producto, asegúrate de que los rendimientos de producción están de acuerdo con tus capacidades de producción. Esto es muy importante en la industria farmacéutica porque tienes que manejar la planificación de la capacidad en la producción de píldoras (por ejemplo) basada en la capacidad de producción disponible. La atención al detalle sin duda le ayudará a alcanzar los hitos y los logros serán visibles por sí solos.
¿Qué hiciste para que las personas se mantuvieran comprometidas? ¿Qué hiciste para evitar que las personas regresaran a las maneras anteriores?
Después de que el Cambio haya entrado en funcionamiento (implementación), entonces tienes que monitorear durante un año. Seguimiento una vez al mes para verificar si el Cambio se ha creado raíces o si las personas están volviendo a las viejas costumbres. Este monitoreo es una manera de empujar a las personas a seguir adoptando las nuevas maneras. Si implementas y luego asumes que todos continuarán con el Cambio, entonces existe la posibilidad de que las personas vuelvan a las viejas costumbres.
¿Subestimaste o sobreestimaste lo que se necesitaba hacer para lograr Cambio?
A veces lo hacemos, pero esa es la tendencia humana a subestimar o sobreestimar. Tienes que entender tanto como sea posible el sistema en el que estás actuando para que puedas entregar una estimación correcta.
¿Qué funcionó en la planeación y ejecución de Cambios?
No funcionará si dependes demasiado de una persona, porque la planificación Cambiará varias veces. Reduzca la dependencia en una sola persona involucrando y actualizando a tantas personas como sea posible sobre lo que está pasando y lo que se tiene que hacer.
Trabajar continuamente para comunicarse con el equipo y monitorear el progreso. La motivación también es clave para planificar y ejecutar Cambios. Una manera efectiva para motivar a las personas es eliminar la jerarquía, es decir, permitir que personas de diferentes niveles de la organización te lleguen y hablen contigo directamente.