Introducción
Hace una semana (3 de septiembre) publicamos el séptimo artículo de una serie de ocho sobre la gestión del cambio y las consecuencias para los proyectos de TI. Se centró en cómo obtener de forma sostenible los beneficios previstos en un proyecto de TI para un esfuerzo de cambio. Es esencial que las empresas no permitan abandonar antes de que el proyecto de TI se haya completado realmente. Declarar la victoria demasiado pronto dará lugar a una situación en la que la organización podría volver a su antigua forma de trabajar.
La experiencia de muchas fuentes diferentes nos indica que el 75% de las implementaciones del sistema no ofrecen sus beneficios esperados. El único factor constante es que la gestión del cambio para las personas, los procesos y la tecnología no se aborda adecuadamente. Los líderes empresariales a menudo no se dan cuenta lo importante que supone esto o no saben cómo lograrlo. Resulta fácil decirlo, pero no tan sencillo llevarlo a cabo.
Esta semana analizamos el ultimo paso (8 de 8) del modelo de Kotter: institucionalización de nuevos enfoques.
Le recomendamos que lea más en profundidad si desea asegurarse de que su proyecto termine en el cuadrante del 25%.
El modelo de John Kotter para la gestión del cambio
Este modelo fue introducido por John P. Kotter, profesor de liderazgo y gestión del cambio en La Escuela de Negocios de Harvard, en su libro 1995/2012, «Leading Change». El modelo define ocho pasos clave para la gestión del cambio, argumentando que omitir cualquiera de los pasos puede ser suficiente para que todo el proyecto falle. A continuación, vamos a pasar por el paso ocho del modelo y mostrar lo que significa para los proyectos de TI.
- Establecer un sentido de urgencia
- Formar una poderosa coalición orientadora
- Crear una visión
- Comunicación
- Empoderar a los demás para que actúen en función de la visión
- Planificación y creación de ganancias a corto plazo
- Consolidar mejoras y producir más cambios
- Institucionalización de nuevos enfoques
- Acciones necesarias
- Articular conexiones
- Mejorar el rendimiento
- Escollos
- Normas y valores
- Ascensos de personas no contribuyentes
- Consecuencias para los proyectos de TI
- Especialmente después de la finalización de los proyectos, tenga en cuenta que todos los puntos anteriores todavía se aplican. Tal vez con menos magnitud, pero no con menos relevancia
- Es un esfuerzo continuo, véase el paso 1 de modelo de Kotter
- Acciones necesarias
Institucionalización de nuevos enfoques
El último paso es asegurar que el cambio esté integrado en la cultura de la empresa. Kotter describe la cultura de la empresa como ¨la forma en que las cosas se hacen por aquí¨. La cultura de empresa sólo se puede influir indirectamente cuando es ampliamente aceptado por las personas y cuando el nuevo enfoque se queda durante un tiempo suficiente.
El tiempo, los cambios en el liderazgo y los cambios en el personal pueden debilitar el impacto de su esfuerzo de cambio rápida y fácilmente. Para garantizar que el cambio siga siendo parte de la cultura de la empresa, lo más importante es llevar a cabo los primeros siete pasos de una manera adecuada. La manera adecuada significa que la organización tiene suficientes medios y energía para continuar y seguir adelante con el nuevo enfoque.
Por lo tanto, liderar el cambio en una organización es un esfuerzo continuo. Comunicar la visión y demostrar que conduce a resultados positivos continuos es un elemento esencial y algo que nunca acaba. Al no comunicar la visión y los valores que pertenecen a la visión, conlleva que antiguas formas de trabajar puedan resurgir. Su organización es como un jardín, necesita agua, luz solar y, por último, pero no menos importante: mantenimiento regular.
Por último, la integración del cambio en la cultura puede requerir la substitución de empleados y directivos que no quieren o pueden apoyar el esfuerzo del cambio incluso cuando se puede demonstrar mucho avance. Una rotación o reasignación de personal es un resultado desafortunado, pero a veces es necesario si los líderes empresariales quieren asegurarse de que los cambios se consolidan de manera exitosa en la organización.
Métodos y herramientas
En cuanto a métodos y herramientas, el paso ocho se puede resumir principalmente en cinco importantes elementos. Los líderes empresariales deben cooperar estrechamente con la coalición orientadora y otros managers si quieren mantener los resultados del esfuerzo del cambio y, finalmente, integrarse en la cultura de la empresa. Kotter describe estos cinco elementos del cambio de cultura de la siguiente manera:
- Se materializa al final no al principio – La mayoría de las alteraciones en las normas y valores compartidos vienen al final del proceso de transformación.
- Depende de los resultados – Los nuevos enfoques suelen adentrarse en una cultura solo después de que es evidente de que funcionan y son mejores a los métodos antiguos.
- Requiere mucho diálogo – Sin instrucción verbal ni apoyo, la gente a menudo es reacia a admitir la validez de nuevos enfoques.
- Puede implicar rotación de personal – A veces la única manera de reformar es cambiar a las personas clave.
- Toma decisiones sobre la sucesión esenciales – Si los procesos de ascenso no se cambian para ser compatibles con las nuevas prácticas, la vieja cultura se reafirmará.
Consecuencias para los proyectos de TI
Tenga en cuenta que los proyectos de TI suelen formar parte de un esfuerzo de cambio más amplio. Todos los pasos del modelo de Kotter son relevantes, pero no necesariamente todos ellos en su proyecto de TI. La iteración de los pasos de un proyecto de TI puede tener dinámicas diferentes a las iteraciones del esfuerzo de cambio general.
Las consecuencias para los proyectos de TI se describen a continuación:
- Especialmente después de la finalización de los proyectos, tenga en cuenta que todos los puntos anteriores todavía se aplican. Tal vez con menos magnitud, pero no con menos relevancia
- Mantenga a sus empleados continuamente capacitados para evitar que se siga el proceso de negocio deseado y evitar que vuelvan a las viejas formas de trabajar.
- Asegúrese de que los sistemas se utilicen realmente según lo previsto. Si no es así, tome las medidas apropiadas de manera oportuna.
- Es un esfuerzo continuo, véase el paso 1 de modelo de Kotter
- Es importante explicar de manera continua las razones por las que las cosas se hacen como se hacen.
- Mantenga el sistema y sus procesos de apoyo sincronizados con la visión.
Conclusión
Institucionalizar nuevos enfoques e incorporar nuevos valores en la cultura de la empresa es un esfuerzo continuo. En cada proyecto de TI es esencial formar a las personas sobre el comportamiento deseado alrededor de los sistemas y procesos. Después de un proyecto de TI, esta formación no puede detenerse, sino que debe continuar como parte del mantenimiento regular. Por último, el proyecto exitoso solo se puede ejecutar con personas que apoyan activamente los nuevos enfoques.
¿Se dio cuenta usted de todo esto cuando empezó su último proyecto de TI? La gestión adecuada del cambio es clave para proyectos de TI exitosos. Si desea más información o tiene preguntas específicas, puede reservar una sesión de consultoría gratuita en nuestro sitio web.